ROC van Twente: Facility Management en Digital Twin

Binnen de dienst Consulting ondersteunen wij organisaties in de toepassing, implementatie en integratie van BIM. Eén van de organisaties die wij hierbij adviseren is het ROC van Twente. Het ROC van Twente verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie in de regio Twente. Dit doen zij vanaf verschillende locaties, onder andere: Almelo, Hengelo en Enschede.

  • In samenwerking met ROC van Twente

12 december 2023

Binnen het ROC van Twente vindt veel beheer en onderhoud aan de gebouwen plaats. Hierbij zijn veel verschillende partijen betrokken. Om het gebouwbeheer op een goede manier uit te kunnen voeren is het belangrijk dat tekeningen actueel en paraat zijn. Dit was voorheen bij het ROC van Twente vaak niet het geval. Tekeningen zijn vaak niet digitaal beschikbaar of de juiste informatie staat niet op tekening. Daarnaast vinden er veel wijzigingen in de gebouwen van het ROC van Twente plaats, het is een grote uitdaging om dit actueel te houden.

Om de uitdagingen in het beheer van informatie en tekeningen aan te pakken, hebben wij een strategietraject met vier sessies doorlopen met het ROC van Twente. Hierbij hebben we nauw samengewerkt met de directie en gebouwbeheerders om een op maat gemaakte strategie voor tekeningenbeheer te ontwikkelen.

B4 A ROC Facility Digital Twin 3
B4 A ROC Facility Digital Twin 15
B4 A ROC Facility Digital Twin 2

Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente.

Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente. Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente. Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente.

Plan van aanpak

Wij zijn gestart met het in kaart brengen van de behoeften van het ROC van Twente. Dit hebben wij gedaan door in gesprek te gaan met de belangrijkste gebruikers. Hieruit kwamen een aantal eisen en wensen. Op basis hiervan hebben wij gezamenlijk een route bepaald om deze eisen en wensen te realiseren middels BIM.

Daarnaast wordt er o.b.v. de NEN-EN-ISO 19650 rekening gehouden met de ontwikkeling van een project informatiemodel (PIM) tot een asset informatiemodel (AIM). Dit houdt onder andere in dat er gekeken wordt naar de naamgeving, mappenstructuur, processen en informatieleveringen van de leveranciers. In onderstaande afbeelding is te zien hoe het proces verloopt en welke stappen genomen moeten worden om in de beheerfase over de juiste informatie te beschikken.

Op basis van dit schema is het mogelijk om vanuit de nieuwe projecten vroegtijdig te sturen om kwalitatief hoge asset informatie modellen te ontvangen. Zoals in onderstaande afbeelding af te lezen is komt hier veel bij kijken. Het hebben van bepaalde verwachtingen en eisen moeten aansluiten op dat wat er tijdens de projectfase gemaakt wordt. Uiteindelijk moet wat opgeleverd gaat worden, het AIM-model geschikt zijn voor de vooraf gestelde eisen. Denk bijvoorbeeld aan bijvoorbeeld het genereren van vlekkenplannen, koppelingen met het FMIS-systeem of andere uiteenlopende vereisten. Dit is een intensief proces waar wij continue met het ROC in een verbetertraject zijn om betrokkenen hierin op te lijnen.

B4 A ROC van Twente

Wij zijn begonnen met het inrichten van een online omgeving waar alle tekeningen en documenten met betrekking tot het gebouwbeheer zijn terug te vinden. Dit is gedaan in de Common Data Environment (CDE). In samenspraak is bepaald welke structuur wordt aangehouden. Hierdoor zijn nu per locatie van het ROC van Twente de relevante tekeningen en documenten terug te vinden.

Vervolgens zijn wij gestart met het opzetten van een 3D-model van de Gieterij in Hengelo. Dit is gedaan door gebruik te maken van bestaande 2D-tekeningen en een aantal 3D-laserscans ter controle. In samenspraak is bepaald dat het 3D-model qua geometrie niet erg gedetailleerd hoeft te zijn. Met name de informatie gekoppeld aan de ruimtes in het 3D-model is van belang voor het gebouwbeheer van het ROC. Zo is aan het 3D-model onder andere informatie toegevoegd zoals ruimtenummers en -namen, vloeroppervlaktes, details over de vloerafwerking, schoonmaakfrequenties, en meer.

Door middel van deze informatie is het voor het ROC van Twente mogelijk om vlekkenplannen te maken voor een eventuele herindeling van de ruimtes en exacte hoeveelheden te bepalen t.b.v. de schoonmaak. Het 3D-model, inclusief informatie, is vervolgens ook op de CDE omgeving geplaatst zodat iedereen die hier belang bij heeft toegang heeft tot de actuele informatie. Daarnaast is het mogelijk om de data uit deze modellen te hergebruiken voor koppelingen met het FMIS-systeem Topdesk of andere programma’s.

Inmiddels zijn wij betrokken bij de digitalisering van meerdere locaties van het ROC van Twente. Tevens is een proces opgezet voor het actueel houden van het 3D-model en de hieruit afgeleide 2D-tekeningen. Ook hiervoor wordt gebruik gemaakt van CDE. Wanneer verbouwingen en/of aanpassingen plaatsvinden aan een locatie van het ROC van Twente wordt een melding aangemaakt in CDE door het ROC van Twente. Bij deze melding kunnen bijlagen als tekeningen en foto’s worden toegevoegd. Op basis van deze meldingen worden het 3D-model en de 2D-tekeningen actueel gehouden door ons.

B4 A ROC Facility Digital Twin 11
B4 A ROC Facility Digital Twin 9
B4 A ROC Facility Digital Twin 13

Resultaten

Deze werkwijze heeft ertoe geleid dat er steeds meer mensen betrokken zijn geraakt met BIM in hoge en mindere mate. Vaak zien wij dat organisaties ook moeten wennen aan de veranderingen. Uiteindelijk resulteert het in actuele tekeningen en een actueel ruimteboek in combinatie met het huidige facility management systeem. In dit soort trajecten maken wij zoveel mogelijk zichtbaar als het gaat om de behaalde resultaten en optimalisaties. Zo konden wij o.b.v. de werkelijkheid en het FMIS-systeem de vierkante meters analyseren en tot de conclusie komen dat er meer dan 500 vierkante meter te veel in het FMIS-systeem is geregistreerd.

ROC van Twente is daarnaast nu ook in de gelegenheid om bij nieuwe projecten uit te vragen welke informatie benodigd is middels een ILS en hoe de afdeling Facilitair Management en Huisvesting hierop kan inspelen tijdens de inkoop.

Gezamenlijk proces

Een belangrijk aspect tijdens de implementatie is het investeren in de spreiding van kennis door de gehele organisatie, door niet alle kennis bij één persoon neer te leggen. Op deze manier leert de organisatie gezamenlijk om de werkmethodiek toe te passen. Er is veel draagvlak gecreëerd bij de medewerkers en de organisatie, daardoor resulteerde de investering in de in positieve resultaten. Het blijft continue verbeteren en optimaliseren om gedateerde informatie en tekeningen up-to-date te houden en uiteindelijk worden de vruchten er later van geplukt.

Wij zien een mooie en prettige samenwerking met het ROC van Twente, voor nu én in de toekomst. En wij zijn trots op hoe zij BIM oppakken binnen de organisatie en het zich helemaal eigen hebben gemaakt! Door het bundelen van kennis en expertise tussen verschillende afdelingen van BIM4ALL en het ROC van Twente, hebben we het beheer van tekeningen en het gebouwbeheer efficiënter en nauwkeuriger kunnen inrichten.

Robbert Evers bim4all 222

Klaar voor de toekomst?

Bent u klaar om uw gebouwbeheer en facility management naar een hoger niveau te tillen?

Mail Robbert